Как финансисту увеличить стоимость своей работы за счет внедрения автоматизации финансового учета?

Коллеги, с вами Софья Бурцева. И для начала, чтобы вы приняли для себя решение — читать вам эту книгу дальше или нет, давайте сравним работу двух финансистов: с навыком автоматизации управленческого учета (далее УУ).

Вот, что я слышу от финансистов, когда внедрение проходит на таблицах:
➖ Постоянно что-то ломается;
➖ Что-то не считается;
➖ Ты обнаруживаешь постоянно повторяющиеся ошибки и неточности;
➖ Тратится много времени на рутину и повторяющиеся операции;
➖ В какой-то момент таблица начинает медленно работать.

Например, вы настроили выгрузку выписок в таблицу и настроилип равила авторазнесения (верх автоматизации, который возможен на таблица) Данные выгружаются, операции разносятся.
Но со временем эта начинает происходить очень медленно. Каждое открытие нового файла - экран виснет. Каждое незначительное изменение в формулах требует времени, потому что накопился уже большой объем данных и система подвисает. Кто-то из сотрудников слегка задел формулу - и база данных сломалась.

Система управленческого учета, внедренная на таблицах требует значительного участия человека и постоянного контроля. На это уходит много времени, как на этапе внедрения, так и на этапе дальнейшего сопровождения такой системы.

Если вы финансист в единственном числе в небольшой компании - в такой системой учета вам сложно будет перейти к задачам анализа, приняти решений и изменений в компании, потому что основное время будет уходить на опертивный учет.

Работаем больше, а получаем меньше :(

Для тех, кто первый раз со мной сталкивается — у меня есть достаточно большой, уже 10-летний опыт, в процессах автоматизации управленческого учета на малых и средних предприятиях, в том числе с большими командами программистов, бизнес-аналитиков, системных аналитиков, системных администраторов и технических серверных специалистов.

Через мои заботливые руки прошло более 150 разных компаний, где мы внедрили и автоматизировали все контуры финансового учета.

И я из опыта знаю, что современными программными средствами можно автоматизировать формирование отчетов на 90% и тот финансовый директор, который имеет навык автоматизации УУ, сильно впереди того, кто с автоматизацией “на вы”.

𝟭. Автоматизация УУ — это возможность накапливать данные и надежно их хранить.

Наличие статистических данных о работе компании позволяет анализировать ип рогнозировать работу. В атоматизированной системе риск потери гораздо ниже, чем в таблицах. Это не самый очевидный, но огромный плюс. Если вы много лет работаете на профессии, наверняка, у вас были ситуации, когд вы приходите на работу, и понимаете, что ваш файл в Excel поврежден, данные потеряны.

𝟮. Автоматизация дает возможность стать тем специалистом, который принимает верные управленческие решения.

Автоматизированные отчеты позволяют держать руку на пульсе финансового состояния компании, заниматься аналитикой, искать причины динамики финансовых показателей и вырабатывать верные управленческие решения.

𝟯. Автоматизация — это необходимый шаг к стратегическому планированию, участию в переговорах для отстаивания интересов компании перед крупными контрагентами.

Владея навыком автоматизировать УУ, вы становитесь уже не человеком, который составляет отчеты, а тем, кто может глубоко погружаться в работу компании (за счет возможность анализа) и влиять на чистую прибыль компании. Это позволяет видеть закономерности в работе компании и отстаивать ее интересы в переговорах, благодаря тому, что вы можете опираться на твердые данные - на цифры. И это совершенно другая реальность, коллеги.

𝟰. Когда вам приносят отчет, вы можете посидеть 15 минут в системе и сказать, где несостыковка.

Это поднимает вас в глазах коллег, вы становитесь супер-твердым человеком, который всегда уверен в том, что говорит, точно оперирует цифрами, и его аргументы самые весомые. Это про рост, про признание.

𝟱. Навык автоматизировать обеспечивает скорость работы и способность успевать за, казалось бы, сумасшедшей скоростью развития технологий.

Автоматизация — это частичная или полная замена механического ручного труда с помощью программного продукта.

Соответственно, когда мы начинаем процесс автоматизации, нам важно в первую очередь определиться, какой процесс мы автоматизируем, и этот процесс обязательно должен сопровождаться людьми и документами, которые участвуют в работе какого-то программного продукта.

❌ Проблема возникает там, когда мы рассматриваем в рамках автоматизации какие-то отдельные участки, а не всю систему работы компании в целом. То есть когда мы смотрим на процесс согласования платежей и не пытаемся его автоматизировать, например, и делаем кальку в ПО ровно так же, как у нас есть. И потом обнаруживаем, что у нас платежи в небольшой компании должны пройти 28 этапов согласования.

❌ Проблема возникает там, где программисты пытаются без финансового директора или без финансиста, я сейчас про управленческий учет, самостоятельно что-то там внедрить, настроить какие-то процессы.

❌ Проблема возникает от того, что автоматизацией занимаются люди, которые не могут сформировать взгляд сверху и увидеть все процессы компании целиком, построить между ними взаимосвязи. То есть люди, которым не хватает информации о том, как работает информационная система управленческого учета.

Проблема возникает там, где не хватает компетенции.

И когда собственник заказывает автоматизацию, он, конечно же, не обязан в этом разбираться. Он ожидает, что к нему придет специалист, который ему все вот это вот объяснит, разложит и покажет.

Но он не знает, что этот специалист должен быть не программистом, что он должен быть как минимум очень грамотным финансистом, а как максимум он должен быть прям настоящим финансовым директором, который:

➕ Обладает стратегическим мышлением
​​➕ Знает возможности базовых продуктов, с которыми он будет работать
➕ Умеет анализировать и оптимизировать бизнес-процессы.

Именно такими специалистами выходят выпускники нашего курса “Финансовый директор, базовый уровень”.

Если вы хотите ознакомиться подробнее с программой курса и теми возможностями, которые он открывает, напишите слово “курс” мне в личные сообщения. И я или наша команда с радостью расскажем вам о программе.

Я сейчас дам две позиции, что думает обычно финансист и предприниматель.

➖ Что чаще всего думает финансист? Автоматизация — это сложно. Для того, чтобы разбираться в этом процессе, нужно быть очень хорошо технически подкованным специалистом. Поскольку я, например, код 1С не знаю, то заниматься автоматизацией я не могу.

➖ Что думает предприниматель? Это опять же из моей личной практики. Зачем мне финансист в этом процессе, если у меня есть программист, мы с ним уж как-нибудь сообразим, как там внедрить этот управленческий учет.

✅ Что теряют и что упускают обе эти стороны? Обе эти стороны упускают такую вещь, как методология финансового управленческого учета, потому что эта вещь непоколебимая, и ее нарушение приводит к тому, что система со временем покажется вам абсолютно бесполезной, если в процессе внедрения ее в компании будет нарушена методология.

Роль финансового директора – это строгое, неукоснительное соблюдение методологии сборки управленческих отчетов и расчета финансовых показателей в процессе внедрения ПО в компанию.

Роль программиста — это реализовать эту методологию теми программными продуктами, которые внедряются в компанию для того, чтобы вести в том числе управленческий учет.

Часто какая ошибка системного интегратора?
Системный интегратор — это человек, который внедряет ПО.

Они думают, что можно сделать все. Хотите, я вам так посчитаю чистую прибыль, хотите вот такие переменные затраты, хотите вот такие. И в итоге мы получаем некорректное отражение финансового состояния компании.

❗Нельзя доверять только программисту внедрения управленческого учета.

На моей практике десятки случаев, когда компания заходит в процесс внедрения с помощью какого-нибудь франчайзи 1С, тратит сотни тысяч рублей, если не миллионы, потом приходит к финансисту, в том числе ко мне и к моей команде, и просит заново начать этот процесс.

1.Знать особенности программ для автоматизации УУ.

Курс “Финансовый директор, базовый уровень” https://fin-academy.pro/findir позволяет "прощупать" программы и их функционал, разобраться с любым программным продуктом, который встретится вам дальше в работе; научиться автоматизировать сбор управленческой отчетности: 1С: УНФ, Мой Склад и сервис финансового учета Финтабло.

2.Строго соблюдать методологию сборки управленческих отчетов и расчета финансовых показателей в процессе внедрения ПО в компанию.

✅ И причем, коллеги, мы должны эту методологию нести во всех бизнес-процессах компании. То есть для того, чтобы реализовать методологию при внедрении УУ, нам нужно залезть абсолютно во все бизнес-процессы компании, которые связаны со сборкой и обработкой данных, которые попадают в управленческие отчеты.

Потому что этим данным на этапе сборки и обработки должны быть присвоены такие признаки, такие характеристики, которые позволят нам их собрать в такую базу данных, из которой мы сможем собрать любого вида управленческие отчеты.

✅ Для того, чтобы это получилось сделать, мы должны себе от и до представлять весь процесс. Точка сбора данных, то есть свершившийся факт хозяйственной деятельности, как мы его фиксируем, в каких документах, какие массивы эти данные собираются. И самое главное, что там на выходе должно быть, какие отчеты, какого содержания, в каких разрезах мы должны предоставить.

✅ А для этого очень важно организовать процесс сбора данных.

✅ Чтобы организовать процесс сбора данных, нужно вникнуть в работу практически всех подразделений и посмотреть, какие бизнес-процессы существуют в компании и позволяют эти данные собирать, а каких процессов недостаточно.

И вот роль финансиста тут выходит далеко за пределы ПО, потому что до того, как данные попадут в ПО, нужно создать процесс их сборки и обработки. И вот в этом-то и заключается наша роль.

То есть по факту, на мой взгляд, роль финансиста, финансового директора, эксперта заключается в том, чтобы грамотно организовать процесс сбора данных.

Если этот процесс не организован, то какая бы умная система не была, какие бы у нее не были плюсы, минусы, в ней будут просто некорректные данные. Или они будут не вовремя, или они будут в недостаточном объеме, и тогда результат автоматизации управленческого учета проваливается…

Шаг 0. Формирование проектной команды
Проектная команда по автоматизации УУ включает в себя две основные роли.

1. Исполнители — это сотрудники заказчика, которые принимают участие в процессе автоматизации и заводят первичные данные в систему.

2. Административный ресурс — это также сотрудник заказчика, который обладает широкими полномочиями. Он может отдать распоряжение работнику из любого подразделения компании. Такой человек нужен для управления сотрудниками заказчика на тех этапах автоматизации, на которых без них не обойтись.

Шаг 1. Определение источников данных
На этом этапе нужно проанализировать все необходимые данные и описать источники их возникновения. Источники можно поделить на три вида:

• Для учёта ДДС;
• Для расчёта чистой прибыли;
• Для составления баланса.

Шаг 2. Проверка корректности данных в источнике

Далее необходимо проверить:

• Все ли данные из каждого источника фиксируются;
• Какие показатели фиксируются и достаточно ли этого для формирования отчётов;
• Собираются ли данные в нужном объёме и в нужное время.

Шаг 3. Настройка процессов сбора данных

Для процесса сбора данных нужны:

• Человек, который отвечает за сбор данных;
• Форма (таблица, отчёт, система), куда эти данные вносятся;
• Способ передать данные для дальнейшего формирования отчётов.

Такой процесс должен быть эффективным. Например, не должно быть дублирования, когда одну и ту же сумму в разных местах вносят разные люди. Также важно контролировать сроки внесения данных в источники и их дальнейшую передачу.

Проверка процессов включает в себя интервью с ответственными сотрудниками и анализ всех источников сбора данных, в том числе таблиц, 1С и CRM-системы.

Шаг 4. Выбор ПО для автоматизации

Автоматизировать управленческий учёт можно с помощью разных инструментов. Самые популярные: таблицы Excel и Google, программа «1С» и специализированные сервисы, такие как Финтабло.

При выборе инструмента главное, чтобы программное обеспечение могло собирать все источники данных, которые есть в компании. Проще говоря, чтобы можно было составить полноценную отчетность, которая нужна для принятия управленческих решений.

Рассмотрим плюсы и минусы основных инструментов.

Источники данных управленческого учета

Процесс сбора данных

Иначе они называются SaaS-сервисами, от английского Software as a Service — программное обеспечение как услуга. То есть вы подключаете ПО, а по факту получаете готовую методологию и понятные для собственника управленческие отчёты.

Важно помнить о том, что сервисы не помогут автоматизировать все бизнес-процессы в компании. Их роль — предоставить собственнику понятные цифры, на основе которых можно принимать взвешенные управленческие решения.

➕Плюсы SaaS-сервисов

• В сервисе зашита методология учёта, то есть по факту это услуга управленческого учёта, а не просто программа.
• SaaS-сервисы работают в облаке: их не нужно устанавливать на компьютер. К «железу» сервисы не привязываются, поэтому под своей учётной записью пользоваться ими можно с любого устройства из любой точки мира.
• Не нужно поддерживать: нанимать технического сотрудника в штат, покупать дополнительное оборудование, платить за обновления. За работоспособность сервиса и обновления отвечает разработчик. Сервис обходится дешевле, чем «1С».
• Можно интегрировать с другими программами: «1С», «МойСклад», таблицы, банки, CRM и т. д.
• Высокая скорость внедрения и настройки. Как правило, к полноценному использованию можно перейти уже через месяц.
• Интерфейс, понятный для собственников, то есть для непрофессиональных финансистов.
• Возможность презентовать отчётность. Графики, таблицы и диаграммы можно вывести на большой экран и продемонстрировать собственникам результаты деятельности компании.

➖Минусы SaaS-сервисов

• Нет отчётности с количественными показателями, например, по продажам в штуках или процентах.
• Меньше гибкости в плане доработок. В сервисах зашита методология учёта, поэтому изменить её под себя не получится.
• Нет складского и производственного учёта.

Минусы сервисов легко нивелируются с помощью интеграций с другими программами, например, с теми, где можно вести количественный, складской и производственный учёт («1С», «МойСклад»).

Так, например, при работе с сервисом финансового учета “Финтабло” ученики нашего курса “Финансовый директор, базовый уровень” получают дополнительные партнерские выплаты и 60 000 руб., и 124 000 руб. Что самое главное — это не предел. Смотрите кейсы сами ⬇️.

Шаг 5. Составление формы отчётов
Для составления отчётов нужно придерживаться классических форм ОДДС, ОПиУ, баланса. Все необходимые расшифровки лучше делать в дополнительных отчётах.

Шаг. 6 Определение методологии сбора отчётов
На этом шаге нужно внедрить методы УУ в используемое ПО. Нужно установить, как формируются суммы в каждой статье отчёта: от момента возникновения данных до их попадания в отчёт. Лучше создать документ, в котором порядок будет полностью прописан.

Шаг 7. Интеграция источников данных в ПО
Затем необходимо определить метод заведения данных в ПО: либо через прямой ручной ввод, либо через импорт данных из других систем.

Шаг 8. Закрепление ответственных за каждый источник данных
Далее нужно назначить ответственное лицо, которое будет обеспечивать полноту и своевременность внесения данных в новое ПО. Возможно, для этого потребуется изменить рабочие процессы некоторых работников. Для поддержки сотрудников рекомендуется разработать обучающие уроки, чек-листы и инструкции.

Шаг 9. Проверка корректности полученных отчётов
Проверка корректности отчётов включает в себя:

• сверку системы с источниками данных;
• сверку остатков;
• оценку на адекватность.

Оценка на адекватность — это способ посмотреть на отчёт через призму того, как предприниматель понимает свой бизнес. При демонстрации отчётов важно понять, как собственник воспринимает полученные цифры.

❗На этом этапе важно устранить все сомнения заказчика в корректности полученных финансовых показателей. Для начала перепроверьте ваши расчёты. Если там нет ошибок — проведите повторные встречи с заказчиком, на которых вы покажете методологию расчёта и обоснуете корректность полученных отчётов.

Шаг 10. Презентация результатов собственнику
Демонстрация полученных результатов — заключительная часть проекта. На этом этапе важно:

• Объяснить заказчику полученные результаты и сверить их с теми, о которых вы договаривались;
• Подсветить плюсы проделанной работы и подвести итогви работы;
• Обосновать важность ежедневного контроля системы УУ для поддержания результатов;
• Обосновать потребность в вас как в специалисте.

Это про прикладные знания для работы финансовым директором и реальные навыки внедрения управленческого учета, финансового анализа, автоматизации и презентации отчетности на реальном симуляторе бизнеса.

Именно таким мы сделали наш курс “Финансовый директор: базовый уровень”. Этот продукт – гордость нашей школы. Он нужен всем, кто хочет стать настоящим финансовым директором, который не просто таблички умеет собирать, а умеет анализировать отчеты и выдавать грамотные управленческие решения 💸.

Я с большой гордостью презентовала программу этого курса на кейс-эфире, его идею и симулятор реального бизнеса, в котором мы будем делать учебные кейсы.

Эта программа позволяет получить востребованные навыки финансового директора на базовом уровне и работать с запросами малого и среднего бизнеса.

В создании материалов приняли участие 7 мощных финансовых директоров с различным опытом и компетенциями, 2 программиста и я.

Структуру и логику курса создал профессиональный методолог, который работает с Михаилом Дашкиевым, Марией Афониной и другими топами онлайн-образования.

Такая экспертная коллаборация сформировала пошаговую инструкцию по развитию финансиста из 15 модулей, 85 уроков.

Более 100 файлов, методичек, шаблонов и 3 реальных бизнес-кейсов: строительство, маркетплейсы и онлайн-школы (т.к. они покрывают отрасли торговля, производство и услуги).

1. Тариф “Экспертность” — для тех, кто хочет обучаться в своем темпе, без проверки домашнего задания. Кто заинтересован в прокачке только hard skills.

2. Тариф “Экспертность и деньги” — для тех, кому важна обратная связь, кто намерен прокачивать не только свою экспертизу, но и навык продаж и упаковки. Кто хочет идти рука об руку с сильной командой кураторов и экспертов.

3. Тариф “Экспертность, деньги и клиенты” — это группа, которая пройдет через все ступени навыков, которые необходимы современному финансовому директору. Эти ребята будут дополнительно работать с публичностью и с проявленностью. Это необходимое условие для роста в современном мире.

Практическая часть курса — это симулятор реального бизнеса, в котором вы сможете отрабатывать навыки внедрения УУ с нуля, построить процессы сбора данных внутри компании, написать аналитическую записку и провести презентацию отчетности. Симулятор наполнен подводными камнями, с которыми в точности столкнетесь на практике.

По окончанию курса вы выходите финансовым директором, который реально готов работать на предприятии, а не человеком, который «что-то слышал» и «что-то видел» и «вроде умеет работать».

В вашей экспертности не будет никаких сомнений. Ни у вас, ни у ваших клиентов.

Зайти на курс можно до 6 октября, и мест остается все меньше. Оплатить курс и стать его участником вы можете на сайте: https://fin-academy.pro/findir

👉 Если у вас есть вопросы касательно курса, пишите кодовое слово «Курс» в личные сообщения.

Мы выработали методологию доведения до результата более 80% учеников. Мы не успеваем оформлять кейсы и отзывы.
И даже завели отдельный канал для отзывов. В нем сотни, а может уже и тысячи отзывов. Мы не считали.

Мы точно знаем как учить, как поддерживать студентов, как проектировать программы и как делать так, чтобы ученики окупали вложения в свое обучение.

Наша онлайн-школа имеет лицензию министерства образования России.
Поэтому вы сможете сделать налоговый вычет за обучение.

Коллеги, если вы прямо сейчас не готовы идти на курса “Финансовый директор: базовый уровень”, но вы понимаете, что хотите выстроить свой профессиональный трек на 3-6-12 месяцев и получить объективный профильный взгляд со стороны на тему — какие ваши навыки являются супер-силами, а какие, наоборот, требуют внимания.

Для вас, как для участников кейс-эфира, мы открыли 10 слотов на консультацию по выстраиванию вашего профессионального трека с нашим диагностом, Дарьей Осоргиной.

❗Этого предложения нет в открытом доступе и попасть на такую консультацию можно только 10 участникам кейс-эфира.

Ограничение связано с тем, что сейчас у нас 1 диагност, которому я передала и продолжаю передавать свою методологию формирования профессионального трека. С целью качественно вложиться в каждого, кто приходит на консультацию, в день Дарья проводит не больше 2 встреч.

Миссия школы и ее ценности

Шаг 1 Мы возьмем ваши баллы с самодиагностики кейс-эфира и их проанализируем: насколько объективно и верно вы оценили оценили свои навыки.

Если по какой-то причине вы не провели само-диагностику на эфире, то вы это сделаете с Дарьей 1 на 1.

Шаг 2 Мы распишем конкретный понятный путь на 3 месяца, полгода и год по развитию вас в карьере.

Шаг 3 Мы декомпозируем вашу финансовую цель и приземлим ее на конкретные шаги относительно количества клиентов, среднего чека и услуг

По итогу вы уйдете с четким понятным планом, что конкретно делать вам для роста как в доходе, так и в профессиональной деятельности.

✅ Продолжительность сессии - 1,5 часа
✅ Формат - видео-звонок 1 на 1
✅ Стоимость 1 900 руб.

При записи на консультацию мы решили с заботой о вас порадовать вас тремя бонусами.

🎁 Бонус 1 Экспертный мастермайнд. “Как составить резюме на hh.ru, чтобы найти высокооплачиваемую работу или сделать этот ресурс постоянным источником клиентов"

• Создадите экспертное резюме на hh.ru, которое точно будет отличаться от всех других финансистов в рынке;
• Получите шаблон сопроводительного письма к резюме, чтобы увеличить конверсию в приглашение вас на собеседование;
• Оформите ваши кейсы и отзывы в продающую презентацию вашего опыта;
• Поймете как мыслит рекрутер или hr-специалист при анализе резюме и отборе кандидатов.

🎁 Бонус 2 Мастермайнд клуба «Финансист PRO» — Хаббард и его система фондов, или как вылечить предпринимателей после АТМ и Высоцкого.
Среди предпринимателей очень популярным является методика фондирования по Хаббарду — это распределение входящего денежного потока по определенным процентам. Эта методика, с точки зрения корректной методики финансового планирования, имеет ряд вопросов.

На встрече мы разбирались:
✅Что такое фондирование по фондам, когда эту методику применять можно, в каких ситуациях и для каких целей, а в каких ситуациях уже нельзя и надо заниматься классическим финансовым планированием.
✅Почему методика фондирования — это иллюзия финансового планирования.
✅Как общаться с клиентами, с собственниками, чтобы аргументировать выбор в пользу реального финансового планирования.

После просмотра становятся понятными границы применения этой методики, за которые выходить ни в коем случае нельзя, иначе компания получит финансовые риски.

🎁 Бонус 3 Чек-лист по автоматизации на базе сервиса финучета Финтабло

Консультацию проводит Дарья Осоргина

• Владеет методологией формирования профессионального трека по методике Софьи Бурцевой
• Провела 120+ консультаций по формированию профессионального трека для финансистов
• Высшее экономическое образование
• 13 лет опыта в сфере экономики и финансов в крупнейшей энергоснабжающей организации
• Прошла путь от обычного инженера по нормированию труда до главного специалиста планового финотдела

Какие отзывы мы получаем от участников после работы с Дарьей

Коллеги, всего 10 слотов. Как только слоты будут набраны, мы закроем набор.
После оплаты с вами свяжется Дарья и подберет удобное время для встречи.